Opti Solutions
ITR-LAB · 6. november 2026
Ugotovitve diagnostike in predlog

Tudi če glave ni,
noga mora laufati.

Jani Marušič, 12. 10. 2026

5 pogovorov7 ur prepisov134 zaslonov12 modulov v demu
Opti Solutions
2
Metoda

Od 12. oktobra smo pregledali vse, kar teče danes

5pogovorov z vodstvom, administracijo in back officeom
7 urprepisov, prebranih v celoti
134fotografij zaslonov: admin, Excel, Vasco, OneNote
12vaših dokumentov: servisna poročila, ponudbe, računi, potni nalogi
1popis notranje organizacije, ki ga je pripravila Nina
12modulov v demu na vaših strukturah in šifrah

Na Ninin popis smo gradili naprej: sistem je orodje za njene predloge, od skrbnikov področij do enotne evidence. Vsaka številka v gradivu ima vir, kdo jo je povedal in kdaj.

Opti Solutions
3
Danes: sistemi

En servis živi na osmih mestih. Nobeno ne ve vsega.

SharePointExcel status skupnoseznam DN, statusi, računiservisna poročila prepisana na roke
SharePointMape delovnih nalogovdokumenti po državi in strankine pove, v kakšnem stanju je nalog
Spletni portalAdmin portalnalogi, naprave, šifranti, podpistemelji na tehnologiji iz 2016, ni za telefon
OsebnoOneNote serviserjevdnevni zapiski po inštrumentuzgodovina je last posameznika
Isti servis: zahtevek, nalog, deli, poročilo, obračun, računvsako mesto ima svoj kos
FinanceVascoponudbe, naročilnice, e-računi, plačilaračunovodstvo nima dostopa, dobiva papir
KomunikacijaOutlook, Viber, Teamshitro, vsi so dosegljivipotrditve in naročila ostanejo v klepetu
ExcelPogodbepogodbe po serijski številkibrez opomnika, ne sledi novim pogodbam
ExcelUre in potni nalogiure, km, dnevnicevsak svoj Excel, glavna tabela 16 kopij
Viri: posnetki zaslonov 21. 10.; Jani 21. 10.; Matija 23. 10.; pogovor z back officeom 21. 10.
Opti Solutions
4
Danes: servis od zahtevka do računa

Devet korakov, sedem mest, kjer se izgubi čas ali denar

mesto izgube
Kdorkoli
Administracija
Jani, Matija
Administracija, serviser
Serviser
Serviser
Stranka
Back office
Back office
1Zahtevekmail, klic, Viber na osebne naslove
2Delovni nalogmapa v SharePointu in vrstica v Excelu
3Terminserviser po telefonu
4Delinaročilnica, deli na mizo, nakup na terenu
5Terenzapiski v osebni OneNote
6Servisno poročilovnos v admin, kopija v Excel
7Podpislink stranki, pogosto podpiše serviser
8Obračunpregled, ali je po pogodbi
9RačunVasco s prilogami, plačila v Excel
Obvisiko koga ni, mail čaka
Dva statusaExcel in admin se ne ujemata
Brez računanakup na terenu pride čez mesec ali nikoli
Last posameznikazgodovina inštrumenta v osebnem zvezku
Dvojni vnosporočilo se prepiše v Excel
Stojinepodpisana poročila čakajo leta
Pogodba?za vsak nalog posebej vprašanje
93nalogov v adminu s statusom Odprt, najstarejši 11. 12. 2018
20 do 30servisnih zahtevkov na mesec gre skozi te korake
0klicev po servisu; težave stranke omenijo ob naslednjem obisku
Viri: Jani 21. 10. in 12. 10.; Matija 23. 10.; posnetki zaslonov admina 21. 10.; pogovor z back officeom 21. 10.
Opti Solutions
5
Danes: stanje po področjih

Vsako področje teče, ker se nekdo spomni

Servis in teren5 zvezkovVsak serviser in Jani vodijo svoj OneNote. Ure na poročilu pogosto Od = Do.Jani 21. 10.; posnetki zaslonov 21. 10.
Pogodbe in preventiva4 meseceprej se začne razpis za podaljšanje pogodbe. Opomnika ni, preventiva brez datumov.Jani 12. 10. in 21. 10.
Material in ponudbe27 na mesecponudb, sledenja ni. Od 10 ponudb pride okoli 3 računov.Vasco, Q26-276 do 3. 11.; administracija 21. 10.
Razpisi80 %razpisov za laboratorijsko opremo gre mimo. Trije portali, 138 vrstic na dan, brano na roke.administracija 21. 10.; nabavke.com 5. 11.
Back office40 do 50prejetih računov na mesec, vsak v potrditev prek Vibra, v računovodstvo na papirju. Intrastat 5 do 10 ur.back office 21. 10.
Komunikacija6-kratopomnik za isto stvar. Stranka po 2 do 3 dneh brez odgovora naroči drugje.administracija 21. 10.; Jani 12. 10.
Opti Solutions
6
Kje so največji izzivi

Največ odteče pri servisu, ki se ne zaračuna

1Servis, deli in material brez obračunanakup na terenu brez računa, pogodbena pokritost neznana, potrošni material se ne ponudi30.000 EUR
2Material, ki ga ne ponudite100.000 EUR prometa, mailingi neredni, 300 kontaktov v Outlooku20.000 EUR
3Prejeti in izdani računi, intrastat40 do 50 računov na mesec, potrjevanje prek Vibra, tarife iskane pol dneva12.600 EUR
4Statusi, opomniki, ure in potni nalogidvojni vnos poročil, tabela ur 16 kopij, vsak mesec debata o kilometrih11.000 EUR
5Ponudbe: priprava in sledenje27 na mesec, razlaga po telefonu, 1 od 10 neodgovorjenih bi se prodala s klicem10.000 EUR
6Razpisi, ki gredo mimoen dodaten manjši razpis na leto pri 20 % marže10.000 EUR
Na leto, sredina, pri ceni ure 25 EUR in vaših količinah. Vrstica 1 po oceni vodstva, uporabljena spodnja meja. Poleg tega 6.000 EUR pri mailih in raziskavi trga vodstva.
Opti Solutions
7
Kaj vas stane, da ostane, kot je

Okoli 100.000 EUR na leto. Toliko je ocenil tudi Jani.

100.000 EURna leto skupaj, seštevek desetih mest izgube pri ceni ure 25 EUR. Jani 12. 10.: "zelo skromno, okoli 100 tisoč".
100k → 300kmaterial na leto, danes okoli 100.000 EUR, s sistematičnim nagovarjanjem 2 do 3-krat več. Administracija 21. 10.
93 nalogovodprtih od 2018. Nihče ne ve, kateri so zaključeni in zaračunani. Posnetki admina 21. 10.
Česar ni v nobeni vrstici
Sistem brez lastnikovteče, ko Janija in Matije ni
Zgodovina je last podjetjane osebnega zvezka, ki odide z zaposlenim
3 dni na teden na terenunamesto 4 dni na mesec za prodajo materiala
Pogodbe ne potečejoen zamujen razpis je več deset tisoč EUR
Razpon vseh mest 70.000 do 160.000 EUR na leto. Cena ure zaposlenega 25 EUR.
Opti Solutions
8
Preden gremo naprej

Je do sedaj vse jasno, smo kaj narobe razumeli?

Vse številke so vaše. Če je kaj drugače, povejte zdaj in popravimo na mestu.

Opti Solutions
9
Kako izgleda rešitev

En sistem za servis, teren in prodajo. Finančno jedro ostane za račune.

Zahtevkimail, klic, Viber
Serviser na terenutelefon, tudi brez signala
Stranke in materialpovpraševanja, naročilnice
Prejeti računimail ali sken
↓
↓ ↑
↓
↓
ITR-LAB AI Operacijski sistemena evidenca: stranka, inštrument, nalog, pogodba, ponudba
Delovni nalogi
Servis in poročilo
Teren brez interneta
Inštrumenti in pogodbe
Zaloga po lokacijah
Ponudbe in sledenje
Nadzorna plošča
ITR-LAB AI Asistent
predračuni, prejeti računi ↓   ↑ plačila
↕
↕
Finančno jedroračuni, knjigovodstvo, e-računi; priporočeno Minimax, odločitev z računovodstvom
SharePointdokumenti ostanejo, mape po pravilu DN
Poslovni AI računiza vsakega v ekipi, brez učenja
Varno in skladno
Strežnik v EU24/7, dnevne kopije
AI model v EUpodatki ne zapustijo EU
Dvojna prijavaza vsakega uporabnika
Revizijska sledkdo je kaj spremenil in kdaj
Ob odhoduzaposleni ne odnese ničesar
Opti Solutions
10
Izbira pristopa

Pet odločitev in zakaj je naša izbira najboljša za vas

OdločitevDruge možnostiNaša izbira
Teren
Spletna stran: poceni, brez signala ne dela
Aplikacija v trgovini: dela brez signala, dražja, počasne posodobitve
Aplikacija na telefonu brez internetaena koda, dela brez signala, posodobitve takoj. Jani: "app-based".
Admin portal
Popraviti in obdržati: hitro, ostaneta dva statusa, brez telefona in pogodb
Nov sistem s prenosom podatkovstranke, naprave, šifranti in zgodovina poročil pridejo zraven.
Pogodbe
AI bere pogodbe: manj vnosa, pogodbe gredo v AI
Pogoji ročno v bazo, sistem opozarjaJani: "tukaj bi jaz pustil čisto ročno".
Finančno jedro
Vasco ostane: znano, strežnik v podjetju, računovodstvo brez dostopa
Vse po meri: e-računi in knjigovodstvo na novo, dražje
Minimax, priporočenov oblaku, javen API, računovodstvo dela v njem, licenca že plačana. Odločitev z računovodstvom.
AI
Osebni brezplačni računi: brez stroška, brez nadzora, podatki za učenje
Poslovni računi in asistent v EUbrez učenja, nadzor, račun ostane podjetju. Matija: "kam pa to leti".
Opti Solutions
11
Celoten proces s sistemom

Od zahtevka do računa v enem nalogu. AI pomaga na štirih mestih.

AI1Zahtevek postane nalogAI prebere mail, predlaga stranko, inštrument in tip. Nalog dobi lastnika.Demo: Delovni nalogi
2Status in opomnikČaka del, čaka podpis, za obračun. Po 7 dneh brez premika opomnik lastniku.Demo: Plošča
3Termin in deliDeli iz zaloge po lokaciji: skladišče, delavnica, avto.Demo: Zaloga
AI4Teren brez signalaZgodovina inštrumenta, glasovni vnos opisa, km, foto računa za nakup.Demo: Teren
5Poročilo in podpisObvezni vnosi pred zaključkom, podpis stranke na zaslonu ali prek linka.Demo: Servisni nalog
6Obračun isti danSistem pozna pogodbo in cenik: kaj je vključeno, kaj se zaračuna.Demo: Inštrumenti in pogodbe
AI7Račun in prilogePriloge iz naloga samodejno, račun v finančnem jedru, intrastat iz dobavnice.Demo: Prejeti računi
AI8Kaj ponuditi naprejPogodba poteče čez 3 mesece, potrošni material po inštrumentu, preventiva.Demo: Nagovarjanje strank
Opti Solutions
12
Demo
Opti Solutions
13
Temelj · 2 do 3 tedne, takoj

Vsa ekipa varno uporablja AI že decembra

Kaj dobite
T1Poslovni AI računi za 7 oseb brez učenja na vaših podatkih, z nadzorom; pravilnik varne rabe AI, ki ga zakon zahteva od 2. 8. 2026
T2Usposabljanje dve delavnici po 3 ure za vse, plus do 2 uri 1:1 za vodstvo, administracijo in back office
T3Osebni asistenti Jani: pregled mailov in opomniki, osnutek ponudbe iz maila, raziskava trga SI, HR, GR
T3Asistenta za pisarno razvrščanje mailov po prioriteti, osnutki mailingov, tarifne številke iz opisa na računu
Kaj prinese
6.000 EURna leto pri mailih, ponudbah in raziskavi trga. Nič ne uide: "kajkoli pride, da jaz ne bom pozabil" (Jani, 21. 10.).
Od česa je odvisen

Termin za delavnici v novembru. Poslovne AI licence plačate neposredno.

Opti Solutions
14
Sklop 1 · Servis in teren

Vsak nalog ima status, lastnika in obračun isti dan

Kaj dobite
M1Delovni nalogi statusi, lastnik, rok, opomnik po 7 dneh, mapa v SharePointu po vašem pravilu
M2Servisni nalog in poročilo polja iz admina, obvezni vnosi, podpis, obračun pozna pogodbo
M3Teren na telefonu brez interneta zgodovina, km, glasovni vnos, foto računa, podpis
M4Inštrumenti in pogodbe sistem in naprave, zgodovina posegov, opozorilo 3 mesece pred iztekom
M5Zaloga po lokacijah skladišče, delavnica, avto; poraba iz poročila
M6Ure in potni nalogi iz terena, dnevnice SI in HR, mesečni pregled za računovodstvo
M7Nadzorna plošča kdo je kje, nalogi po statusu, pogodbe, obračuni, ki čakajo
Kaj prinese
41.000 EURna leto: servis brez obračuna, statusi in opomniki, ure in kilometri. Sistem dela brez lastnikov, zgodovina ostane podjetju.
Od česa je odvisen

Izvoz iz admina, Excel pogodb, 2 tedna testa na terenu s serviserji.

Prenos strank, naprav, šifrantov in zgodovine je vključen.

Opti Solutions
15
Sklop 2 · Prodaja in ponudbe

Vsaka ponudba ima naslednji korak, vsak inštrument svojo ponudbo

Kaj dobite
M8Pregled vsega stranke, kontakti, inštrumenti, odprti nalogi, ponudbe, zadnji stik, naslednji korak
M9Kalkulator ponudb nabava, tečaj, marža po kategoriji, zgodovina cen, predračun v finančno jedro
M10Sledenje ponudb status, tedenski seznam klicev, naročilo dobavitelju s potrditvijo
M11Nagovarjanje strank segmenti, potrošni material po inštrumentu, osnutek z AI, pošlje prodajnik
M12Radar razpisov in trga TED, e-JN, EOJN, nabavke.com po CPV; roki pogodb v istem koledarju
Kaj prinese
40.000 EURna leto: material, ponudbe brez odgovora, razpisi, hitrejša priprava. 3 dni na teden na terenu, odziv isti dan.
Od česa je odvisen

Ceniki, segmenti iz Outlooka, dostop do finančnega jedra za predračune.

Nič ne gre stranki samodejno.

Opti Solutions
16
Sklop 3 · Back office

Račun se odobri na telefonu, računovodstvo ne dobi več papirja

Kaj dobite
M13Prejeti računi AI prebere račun, poveže z naročilnico in nalogom, odobritev na klik, plačila iz finančnega jedra
M14Intrastat postavke iz računa in dobavnice, predlog tarife, izvoz za portal do 15. v mesecu
M15Naročila in prevzem potrditev z datumom, opomnik, prevzem s skenom dobavnice v nalog
M16Izdani računi signal "vsi pogoji izpolnjeni", priloge iz naloga, opomnik pred zapadlostjo
M17Prehod finančnega jedra usklajen z računovodstvom, priporočen preklop 1. 1. 2027
Kaj prinese
12.600 EURna leto: prejeti in izdani računi, intrastat. Računovodstvo brez papirja, DDV po novem letu brez prepisovanja.
Od česa je odvisen

Termin z računovodstvom v novembru in odločitev o finančnem jedru.

Opti Solutions
17
Zakaj je to pomembno za vas

Pet ciljev, ki ste jih povedali sami

1

Edini profesionalni servis EM v regiji

Res profesionalno, ne garažno.Sklop 1Jani, 12. 10.
2

Sistem teče brez lastnikov

Da mene, Matije ni, sistem mora laufati.Temelj, Sklop 1Jani 12. 10.; Matija 23. 10.
3

Teren pod kontrolo

Stanje mašin, pogodbena vzdrževanja, zgodovina last podjetja.Sklop 1Matija 23. 10.; Jani 21. 10.
4

Material z 100.000 na 200.000 do 300.000 EUR

Sistematično nagovarjanje, 3 dni na teden na terenu.Sklop 2administracija, 21. 10.
5

Novi trgi brez nove administracije

HR, Grčija, laboratorijska oprema; AI, ki ga ekipa zna varno uporabljati.Sklop 2, 3, TemeljJani, 21. 10.
Opti Solutions
18
Časovnica

Prva uporabna verzija na terenu januarja, vse do aprila

November
December
Januar
Februar
Marec
April
Odločitev
do 13. 11.
Temelj2 do 3 tedne
AI računi, delavnici
Sklop 110 do 12 tednov
servis in teren · prva verzija januar · prevzem februar
Sklop 26 do 8 tednov
prodaja in ponudbe
Sklop 36 do 8 tednov
back office
Finančno jedroz računovodstvom
uskladitev
preklop 1. 1. 2027
Roki tečejo od podpisa in prejema vseh informacij in dostopov. Zamik na vaši strani podaljša roke.
Opti Solutions
19
Preden pogledamo investicijo

Koliko od 1 do 10 je to, kar smo predstavili, v skladu s tem, kar potrebujete?

Če ni 10, povejte, kaj manjka.

Opti Solutions
20
Investicija

En sistem, trije sklopi in temelj. Največ vrnejo skupaj.

Celoten ITR-LAB AI Operacijski sistemSklopi si delijo nalog, inštrument in stranko, zato skupaj vrnejo največ.priporočeno
TemeljVarna raba AI in asistentiposlovni računi, pravilnik, delavnici, osebni asistenti Odpri demo
Kaj prinese
Na leto6.000 EURmaili, osnutki ponudb, raziskava trga
Poleg tegaNič ne uidevsa ekipa uporablja AI varno
Sklop 1Servis in terennalogi, poročila, teren brez interneta, inštrumenti, pogodbe, zaloga, ure Odpri demo
Kaj prinese
Na leto41.000 EURobračun isti dan, statusi, ure in km iz terena
Poleg tegaBrez lastnikovzgodovina inštrumentov ostane podjetju
Sklop 2Prodaja in ponudbepregled strank, kalkulator, sledenje, nagovarjanje, radar razpisov Odpri demo
Kaj prinese
Na leto40.000 EURmaterial, ponudbe, razpisi
Poleg tega3 dni na terenuna teden namesto 4 dni na mesec
Sklop 3Back officeprejeti in izdani računi, intrastat, naročila, prehod finančnega jedra Odpri demo
Kaj prinese
Na leto12.600 EURračuni, intrastat, papir za računovodstvo
Poleg tegaBrez papirjaDDV po novem letu brez prepisovanja
Vse posameznoredna cena, brez popustov
Celoten sistem, investicijacena ob plačilu 50/50
Cena celotnega sistema
Plačana diagnostika
Skrbništvo, vse vključeno
Kaj to vrne
Kar vas stane, da ostane tako, kot jeokoli 100.000 EUR na leto
Vrednost izbranega na leto
Cene v EUR brez DDV, za plačilo 50/50; v enem znesku je celoten sistem 37.900 EUR, po odbitku diagnostike 34.400 EUR. Posamezni sklopi po polni ceni. Delo zunaj obsega 99 EUR na uro s predhodno potrditvijo. Vrednost pri ceni ure 25 EUR, razpon 70.000 do 160.000 EUR na leto. Poslovne AI licence plačate neposredno; finančno jedro po odločitvi z računovodstvom. Izvorna koda in vsi podatki so vaši. Ponudba velja do 20. 11. 2026.
Opti Solutions
21
Z vaše strani

Sedem stvari, da začnemo naslednji teden

1Odločitev in podpisin kdo pri vas vodi projektJani
2Pogodbe in inštrumentiExcel pogodb, seznam inštrumentov pod pogodbo s pogoji, urna postavka za servisJani, Matija
3Test na terenu2 uri Saša in Anžeta, 1 ura back officea za statuse in izvozMatija
4Termin z računovodstvomv novembru: finančno jedro, izvoz, papirJani
Tehnična uskladitev po potrditvi
5Izvoz iz adminastranke, naprave, šifranti, nalogi; dogovor z Vovčakom za prehodMatija
6Finančno jedrodostop do Minimax API ali izvoz iz VascaJani
7Microsoft 365dostop do SharePointa, poslovni AI računi pod vašim najemnikomMatija
Opti Solutions
22
Naslednji korak

Odločitev do 13. novembra. Temelj takoj, teren januarja.

do 13. 11.odločitev in podpis, da temelj začne še v novembru
decembervsa ekipa na poslovnih AI računih, asistenti tečejo
januarprva uporabna verzija servisa in terena pri serviserjih
Žan Breznikarzan.breznikar@opti-solutions.si
Toni Jukićpartner pri projektu